Cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng file excel

Sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày là một trong những cách quản lý kho của các doanh nghiệp cực kỳ hiệu quả và được sử dụng phổ biến. Chính vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày bằng file Excel đơn giản nhất nhé!

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả cho doanh nghiệp

Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản

Dưới đây là một số mẫu file quản lý kho cơ bản nhất làm trên Excel mà bạn có thể tham khảo:

Các số liệu cần có trong file Excel nhập xuất tồn hàng hóa

Khi thực hiện làm bảng xuất nhập tồn hàng hoá trên Excel bạn phải có đầy đủ những số liệu sau:

File Excel xuất nhập tồn hàng hoá cần có bảng số liệu ghi lại số lượng mã hàng hoá, chứng từ, ngày tháng cụ thể bao gồm:

• Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
• Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
• Báo cáo xuất nhập tồn: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính.
• Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền

File Excel quản lý kho cần có mẫu phiếu nhập/xuất kho: số thứ tự, tên, nhãn hiệu, hàng hoá, vật tư, mã số, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.

Tải file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí tại đây

Mẫu file quản lý kho cho cửa hàng: TẠI ĐÂY

Mẫu file quản lý kho bằng Excel cho nhà máy: TẠI ĐÂY

Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Để có thể quản lý kho hiệu quả bằng file Excel, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình

Tuỳ vào từng đặc tính sản phẩm, tình hình kinh doanh mà các cửa hàng sẽ thiết lập được file Excel quản lý tồn kho phù hợp nhất. Điều này giúp bạn lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát, đồng bộ kho dữ liệu của mình.

Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản

Khi sử dụng Excel bạn cần nắm vững một số kiến thức cơ bản như sau:

• Thao tác về nhập và thống kê dữ liệu
• Theo tác xử lý tập tin
• Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính
• Sử dụng thông thạo các hàm If, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal, If,…

Thông tin cần chính xác

Thông tin ghi chép trong file quản lý đòi hỏi sự chính xác nhất, tránh sai sót, nhầm lẫn sẽ ảnh hưởng tới kết quả chung.

Các lưu ý khác

• Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu cẩn thận, tránh sai sót
• Lưu y chỉnh trước độ rộng của ô rồi mới viết hàm
• Trang bị thêm tính năng bảo mật để bảo vệ tài liệu khỏi virus gây hại, người ngoài.
• File quản lý cần nhập hàm đúng về các giá trị tham chiếu.

Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Tuy là phần mềm quản lý hữu ích nhưng sử dụng Excel quản lý kho cũng có thể tồn tại nhiều hạn chế gây khó khăn cho người dùng mà bạn cần lưu ý. Cụ thể như sau:

Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn

Sử dụng file Excel đòi hỏi người quản lý phải nhập thủ công từng số liệu, thông tin. Số liệu thông tin quá lớn sẽ dễ gây nhầm lẫn khi nhập, ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống.

Vì thế khi sử dụng bảng Excel thì người nhập cần kiểm tra lại nhiều lần gây tốn thời gian và lãng phí tiền của doanh nghiệp.

Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất

Các file Excel quản lý kho lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cả cửa hàng sẽ không đảm bảo được tính bảo mật tuyệt đối. Ngoài ra, Excel còn chưa có tính năng phân quyền cụ thể hoặc hiện lịch sử chỉnh sửa của cá nhân nên dữ liệu dễ điều chỉnh và khó phục hồi.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn

Khi lưu trữ quá nhiều thông tin trong cùng 1 file quản lý kho thì sẽ dễ gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Điều này ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của các cửa hàng.

Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác

File quản lý hàng tồn kho bằng Excel không chạy trên nền tảng internet nên không thể đồng bộ số liệu liên tục với các bộ phận, phòng ban khác. Vì thế, khi có sự thay đổi hàng hoá trong kho phải tiến hành kiểm kho sau đó mới báo cáo được số lượng hàng hoá chính xác gây nên nhiều sự bất tiện.

Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể báo cáo kinh doanh

Khi quản lý xuất nhập tồn hàng hoá kho bằng Excel thì bạn sẽ không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cả cửa hàng mà chỉ xem được 1 số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn hàng hoá. Đây chính là nhược điểm lớn nhất của Excel.

Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng xuất nhập tồn hàng hoá hàng ngày bằng file Excel chi tiết nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Trân trọng!